Seit 35 Jahren im täglichen Geschäftsverkehr mühelos dank EDI Informationen austauschen

EDI selbst ist ein Sammelbegriff und vereint mehrere Standards für ganz unterschiedliche Zwecke, Partner und IT-Systeme unter einem Dach. Für die Vereinheitlichung von Begriffen und Prozessen werden die zahlreichen Ausprägungen des EDI-Standards von den jeweiligen Branchenverbänden entwickelt bzw. weiterentwickelt.

Der Ursprung des elektronischen Datenaustauschs geht wohl auf die 1960er Jahre zurück. Dort wurde in den USA zum ersten mal EDI eingesetzt. Tatsächlich war dieser erste Austausch aber noch weit von einem Standard entfernt. Als man in den darauffolgenden Jahren die Vorteile eines elektronischen Datenaustauschs durch das Aufkommen privatwirtschaftlich betriebener Netzwerke erkannte, wurde durch deren Betreiber frühzeitig versucht, eine gemeinsame Grundlage für den Informationsaustausch zu entwickeln, um Kosten bei der Anbindung einzusparen. Aus dieser Ambition entwickelte sich 1977 mit SEDA (Standardregelungen für ein einheitliches Datenaustauschsystem) das erste Standard Nachrichtenformat für den Austausch von Rechnungen und Aufträgen im Konsumgüterhandel. Nur kurz darauf zeigte sich, dass es weitere wirtschaftliche Vorteile bringt Lieferabrufe zu standardisieren. Als erster bedeutender Nachrichtenstandard erschien 1978 die erste Nachrichtennorm für Lieferabrufe, die VDA 4905 für den Datenaustausch zwischen VW und Hella. In weiterer rasanter Geschwindigkeit nahm die Verbreitung zu und die Standardisierung betrat auch die ganz große internationale Bühne. Im Jahre 1986 verabschiedeten die Vereinten Nationen die erste Definition des heute immer noch eingesetzten Nachichtenstandards EDIFACT.

Der UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Der Standard umfasst mittlerweile über 200 verschiedene Nachrichtentypen und wird von mehr als 300.000 Unternehmen weltweit eingesetzt.

Wie funktioniert es?
Der elektronische Datenaustausch besteht aus mindestens zwei wichtigen Eckpfeilern, einmal das Nachrichtenformat und die Nachrichtenübertragung selbst. Das Nachrichtenformat ist mit EDIFACT definiert, der Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. 
Um ein Dokument, z.B. eine Rechnung (INVOIC), in eine EDIFACT Nachricht zu verwandeln, wird meist das Ursprungsdokument mit allen notwendigen Informationen aus dem ERP-/Warenwirtschaftsprogramm des Ausstellers an einen EDI-Konverter gesendet. Das ERP-/Warenwirtschaftsprogramm arbeitet intern nicht mit EDIFACT, sondern mit einer jeweils eigenen Datendefinition. Ein interner bzw. extern angebundener EDI-Konverter wandelt die Daten in das vereinbarte Format des Empfängers um und übermittelt diese. Sobald die EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet. Zur guten Praxis gehört dazu den Empfang mit einer Antwort zu quittieren. 


Für die Übertragung selbst gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Welcher Übertragungsweg für welches Unternehmen am besten ist, lässt sich nicht pauschal festlegen, da es von verschiedensten Faktoren abhängig ist. Dabei spielt nicht nur das Budget eine entscheidende Rolle, sondern teilweise auch gesetzliche Vorschriften wie z.B. im medizinischen Bereich. Mögliche Übertragungswege sind: AS2,AS3, sFTP, E-Mail, HTTP und noch einige mehr.

Welche Nachrichtentypen gibt es?
Mit EDIFACT können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abgebildet werden (Bestellung, Rechnung, Zollerklärung, Rentenbescheid und vieles mehr – bis heute wurden über 200 solcher so genannter „EDIFACT-Nachrichten“ definiert). Jede EDIFACT-Nachricht („message“) wird mit einem weltweit einheitlichen und eindeutigen sechsstelligen Kürzel benannt. Beispiele für häufig verwendete Formate sind:

ORDERS - Bestellung („purchase order“)

ORDRSP - Auftragsbestätigung („purchase order response“)
DESADV - Lieferavis („despatch advise“)
INVOIC - Rechnung und Gutschrift („invoice and credit note“)
PRICAT - Preisliste / Artikelstammdaten („price catalogue“)

Eine komplette Liste der EDIFACT-Narichten (Version D.01B) ist hier einsehbar: https://service.unece.org/trade/untdid/d01b/trmd/trmdi2.htm

Was sind die Voraussetzungen einer EDI-Lösung?
EDIFACT ist keine starre Norm, sondern lässt den Geschäftspartnern viel Spielraum, welche Inhalte („Felder“, sogenannte Datenelemente) übermittelt werden. Deshalb erzeugt ein ERP-System (bzw. Warenwirtschaftssystem oder PPS) in der Regel keine EDIFACT-Datei, sondern nutzt ein eigenes Format, welches dann mit Hilfe eines EDI-Konverters partnerspezifisch umgesetzt wird. Durch diese Auslagerung der EDIFACT-Verarbeitung aus dem Hauptsystem vermeidet man dort ständige Anpassungen der EDI-Schnittstelle. Zunächst benötigt das ERP-System also entsprechende Schnittstellen. Diese Funktionalität wird in der Regel vom Hersteller in Form eines „EDI-Moduls“ angeboten. Zusätzlich wird meistens ein EDI-Management-System benötigt. Dessen Kern ist der EDI-Konverter, welcher aus dem ERP-Format eine kundenspezifische EDIFACT-Datei erzeugt. Außerdem enthält das EDI-System die Kommunikationssoftware zum Versenden der EDIFACT-Datei. Das EDI-System kann in einem Rechenzentrum stehen („EDI-Clearing“) oder selbst betrieben werden. Diese Variante des externen Betriebs wird immer beliebter. Denn ein eigenes System bedeutet hohe Investitionskosten und einen nicht unerheblichen Pflege- und IT-Sicherheitsaufwand.

Wer unterstützt mich bei der Implementierung von EDIFACT?
Wir unterstützen Sie gern bei der Implementierung von EDIFACT. Angefangen von der Analyse bis hin zur Implementierung stehen wir Ihnen als Lösungspartner gern zur Verfügung. Sprechen Sie unser Sales-Team mit Details zu Ihrem Vorhaben an oder hinterlassen Sie uns eine Nachricht über unser Kontaktformular.